Vận hành tiệm photobooth mỗi ngày: checklist mở ca, giữa ca, đóng ca

Vận hành tiệm photobooth mỗi ngày xoay quanh ba mốc. Trước giờ mở cửa, kiểm máy in, máy ảnh và mã QR. Giữa ca, giữ giấy, phòng chụp và hàng chờ. Cuối ca, khớp số lượt chụp với tiền thu và số tờ đã in. Ngoài ra còn lịch giặt phụ kiện hằng tuần và đổi concept theo tháng.

Checklist dưới đây viết để in ra dán ở quầy. Nội dung lấy từ tài liệu lắp đặt kiot MyClub và từ những việc chủ tiệm kể với báo, áp dụng được cho tiệm dùng bất kỳ phần mềm nào.

Trước giờ mở cửa: 8 việc trong 15 phút

Làm theo thứ tự, vì việc sau dựa vào việc trước:

1. In thử một dải 2x6: màu đúng, khung không lệch, dao cắt chia tờ gọn.
2. Chụp liền nhiều kiểu: kiểu cuối không chậm hơn kiểu đầu, khung ngắm không đứng hình.
3. Quét mã QR trên tờ in thử bằng điện thoại dùng 4G, không dùng Wi-Fi của tiệm, để chắc khách ở ngoài mở được ảnh.
4. Kiểm adapter máy ảnh cắm chắc, dây không vướng lối đi. Máy ảnh chạy bằng pin là máy sẽ rớt kết nối giữa ca.
5. Để giấy dự phòng cạnh máy in: ít nhất một bộ giấy kèm cuộn mực, chưa bóc.
6. Bật đèn, xem ảnh thử trên màn: da không xám, không có bóng đèn phản trên kính.
7. Dọn phòng chụp: gương, phông, ghế, giỏ phụ kiện; nhặt đồ khách quên từ tối qua.
8. Mở két, kiểm tiền lẻ cho quầy và ghi số đầu ca.

Nếu dùng MyClub, nhìn thêm danh sách kiot trên ứng dụng quản lý: kiot nào báo mất kết nối thì xử lý trước khi khách tới.

Giữa ca: việc theo giờ

Giữa ca có bốn việc lặp lại, nên giao rõ ai làm.

Thay giấy cùng cuộn mực. Giấy và mực đi theo bộ, thay cùng lúc. Một cuộn DS-RX1 in tối đa 700 tờ 4x6, nên cuối tuần đông khách có thể hết cuộn giữa ca. Nhân viên nên thay khi máy báo sắp hết, không đợi khách đứng chờ.

Dọn phòng sau mỗi nhóm. Trả phụ kiện về giỏ, lau gương, nhặt giấy vụn. Nhắc khách cất đồ trước khi ra: hai chủ tiệm trả lời báo năm 2025 đều không gắn camera trong phòng chụp, nên nhân viên kiểm phòng thay cho camera (Đời sống & Pháp luật, CafeF đăng lại, 02/08/2025).

Kiểm phụ kiện. Đồ rách, dính son, gãy thì rút khỏi kệ ngay. Một chủ tiệm dành một tiếng mỗi cuối tuần chỉ để kiểm việc này (cùng bài trên).

Giữ hàng chờ. Cuối tuần một tiệm có thể đông gấp 2–5 lần ngày thường (VnExpress, 11/2024). Ghi tên nhóm theo thứ tự, báo thời gian chờ ước lượng, và cho nhóm sau chọn khung trong lúc chờ để rút thời gian trong phòng.

Đóng ca: đối soát tiền và giấy

Cuối ca, khớp ba con số: số lượt chụp, tiền thu và số tờ đã in. Ba con số này phải khớp nhau. Một chủ chuỗi sáu tiệm ở miền Tây còn ước doanh thu theo số giấy đã dùng (Thanh Niên, 12/08/2025), vì mỗi tờ in ra đều trừ vào cuộn giấy, khó khai thiếu.

Sau đó rút tiền két, ghi tồn giấy còn lại, và ghi mọi chỗ lệch vào sổ ca kèm lý do. Lệch nhỏ mỗi ngày đều có lý do thì không sao; lệch không giải thích được thì xem lại từ lượt đầu ca.

Với MyClub, mỗi lượt trừ tiền và mỗi lần hoàn đều được ghi lại để đối soát. Lượt khách đã trả mà chưa in thì quầy in nốt, không thu lần hai; quá hạn (mặc định 72 giờ) hệ thống tự hoàn phần chưa in. Kiot vẫn chụp và in khi mất mạng; có mạng lại thì lượt đó lên ứng dụng quản lý, nên đối soát xong mới tắt máy.

Hằng tuần, hằng tháng

Ngoài việc trong ngày, tiệm có ba lịch dài hơn.

Giặt trang phục, phụ kiện. Hai chủ tiệm kể hai nhịp khác nhau: một người giặt xoay vòng 2–3 ngày một lần để kệ luôn có đồ, người kia 4–5 ngày một lần, lâu nhất một tuần (Đời sống & Pháp luật, 08/2025). Chọn nhịp theo số khách, và giặt theo dãy để không bao giờ trống kệ.

Đổi concept. Cùng bài báo, một chủ tiệm đổi thiết kế lớn khoảng 3 tháng một lần, người kia cập nhật decor mỗi 1–1,5 tháng. Đổi lớn tốn tiền; đổi phông nền, đổi khung theo mùa thì rẻ mà khách vẫn thấy mới.

Vệ sinh máy in và máy ảnh. Làm theo hướng dẫn trong sách của hãng, không tự chế cách lau đầu in. Lau ống kính, kiểm quạt máy tính, thổi bụi vỏ máy.

Khi có sự cố

Năm sự cố hay gặp nhất, mỗi dòng một việc làm ngay:

Sự cố nào lặp lại quá hai lần trong tuần thì ghi vào sổ để sửa tận gốc, đừng để mỗi ca tự xoay xở.

Phòng lừa đảo nhắm vào nhân viên

Nhân viên trực quầy dễ bị nhắm tới nhất, vì họ phải quyết nhanh khi chủ không có mặt. Năm 2025, một người tự xưng nhân viên xịt muỗi theo lịch của phường đến một tiệm ở Hà Nội, biết cả tên chủ tiệm và dùng cuộc gọi video giả mạo bằng AI để tạo lòng tin; nhân viên mất 1,5 triệu đồng vì không gọi lại cho chủ để hỏi (Đời sống & Pháp luật, 08/2025).

Đặt ba luật quầy và dán cạnh két:

1. Không chuyển tiền, không đưa tiền két theo bất kỳ cuộc gọi hay tin nhắn nào, kể cả cuộc gọi video có mặt chủ tiệm.
2. Ai xưng là người của phường, điện lực, đơn vị bảo trì thì gọi lại cho chủ bằng số đã lưu sẵn trước khi làm gì.
3. Không đọc mã PIN quầy, mã đăng nhập hay mã OTP cho bất kỳ ai.

Cần bao nhiêu nhân viên?

Kiot tự phục vụ vẫn cần người trực. Báo KTSG ghi nhận vận hành hằng ngày không cần nhiều người, nhưng tiệm vẫn phải bố trí người trực tại điểm để hỗ trợ khách (KTSG, 03/2026). Hai con số từ chủ tiệm: một chủ ở Hà Nội có 8 nhân sự làm theo ca cho các quán của mình (Đời sống & Pháp luật, 08/2025); chuỗi sáu tiệm ở miền Tây có khoảng 20 nhân viên tại tiệm và 6 người ở văn phòng (Thanh Niên, 08/2025).

Số người đúng cho tiệm bạn phụ thuộc vào giờ mở cửa, số phòng và lượng khách cuối tuần. Một ca tối thiểu phải có người đứng quầy, thay được giấy, dọn được phòng và đối soát được tiền.

Bước tiếp theo: dạy nhân viên ba câu trả lời về ảnh của khách trong bài bảo mật ảnh khách ở tiệm photobooth, và dùng số tờ đã in mỗi ngày để tính lại giá vốn từng lượt. Các tính năng quản lý kiot của MyClub xem ở trang tính năng.